A. Pengertiaan Administrasi
Pengertian administrasi dapat dilihat dari 2 segi. Administrasi berasal dari
kata Ad dan Ministrare yang dapat disamakan dengan asal kata To dan Serve yang
artinya melayani. Dengan demikian pengertian administrasi dapat terbagi dalam:
1. Administrasi dalam arti Institusionil, yang mana administrasi dimaksudkan
sebagai keseluruhan orang/kelompok orang-orang yang sebagai suatu kesatuan
menjalankan proses kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bersama
2. Administrasi dalam arti fungsionil, yang dimaksud dengan fungsionil ialah
segala kegiatan dan tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan (termasuk
juga didalamnya tindakan untuk menentukan tujuan itu sendiri, atau dengan
kata lain bersifat melihat kedepan,artinya melihat kepada pencapaian tujuan
pada masa yang akan datang.
3. Administrasi sebagai proses, sebagai proses administrasi berarti keseluruhan
proses yang berupa kegiatan-kegiatan, pemikiran-pemikiran, pengaturan-
pengaturan sejak dari penentuan tujuan sampai penyelenggaraan sehingga
tercapainya suatu tujuan.
Dengan demikian dapat disimpulkan pengertian administrasi merupakan segenap
proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Agar suatu administrasi
dalam suatu organisasi dapat berjalan dengan tertib dan lancar, perlunya
memperhatikan faktor-faktor dalam administrasi, yaitu:
1. Sekelompok orang
2. Kerjasama
3. Tujuan tertentu
I. Tujuan Administrasi :
1. Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara suatu hasil yang dicapai
oleh suatu kerja dengan usaha yang dikeluarkan untuk mencapai hasil tersebut.
Efisiensi dapat dilihat dari dua segi yakni:
a. Segi hasil, suatu pekerjaan dikatakan efisien jika dengan usaha tertentu
dapat memberikan hasil yang maksimal
b. Segi usaha, suatu pekerjaan dikatakan efisien jika hasil tertentu tercapai
dengan usaha yang minimal.
2. Efektif berarti: kemampuan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diserahkan
sesuai dengan rencana (tepat waktu).
B. Unsur-Unsur Administrasi
a. Pengorganisasian (Organizing)
Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah
atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang tela
ditentukan.
b. Manajemen (Management)
Merupakan rangkaian perbuatan yang menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan
segenap faslitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar
tercapai.
c. Kepegawaian (Personalia)
Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang
diperlukan dalam usaha kerja sama.
d. Tata Hubungan/Komunikasi (Relationship/Communication)
Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada
pihak lain dalam usaha kerja sama.
e. Keuangan (Finansial)
Keuangan adalah proses yang berkenaan dengan pengadaan, pengalokasian, penggunaan dan
pertanggungjawaban tentang uang dalam usaha kerjasama.
f. Perbekalan (Logistic)
Merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara
sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam
usaha kerja sama.
g. Ketatausahaan (Recording)
Ketatausahaan adalah proses menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim dan menyimpan
bahan-bahan informasi dalam usaha kerjasama.
h. Hubungan Masyarakat (Public Relation)
Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh
dukungan dari masyarakat sekitar tehadap usaha kerja sama yang dilakukan.
I. Kegiatan Administrasi
Kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, dan digerakkan oleh semua
sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, serta perlu diawasi dan dikendalikan. Dengan
demikian kegiatan administrasi meliputi:
1. Menghimpun
Kegiatan-kegiatan yang Mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan
yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan
bila diperlukan.
2. Mencatat
Kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga
terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim, dan disimpan termasuk dengan alat rekam.
3. Mengolah
Yaitu mengerjakan atau memproses data atau keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan
Kegiatan memperbanyak keterangan-keterangan dengan alat dan cara yang bertujuan
agar mudah digunakan.
5. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain.
6. Menyimpan
Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
IBX5A4CD103881CE
